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出納人員長(zhǎng)年與現(xiàn)金和銀行存款打交道，出現(xiàn)長(zhǎng)款或短款是不免的。但是要把過錯(cuò)率降至最低并徹底根絕，這就要求出納人員于日常結(jié)算時(shí)，在“細(xì)心”和“細(xì)心”上下硬時(shí)刻才行。而千萬不能長(zhǎng)了款便放一邊了之，短了款自己掏腰包補(bǔ)齊。有果必有因。當(dāng)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款時(shí)，千萬不能自鳴得意，以為是自己撿了廉價(jià)。會(huì)計(jì)上有句俗語，叫做“虛長(zhǎng)實(shí)短”。試想，無緣無故怎能長(zhǎng)出錢來?所以，長(zhǎng)款中往往躲藏著短款的可能，應(yīng)當(dāng)細(xì)心查對(duì)賬目，看是否記賬、結(jié)賬有誤。如果實(shí)在查找不出來，也不能隱秘不報(bào)，若是短款人找上門來，不是證明你的賬務(wù)有錯(cuò)嗎?要按原則就事，先陳說會(huì)計(jì)主管，請(qǐng)會(huì)計(jì)人員幫忙查找。
經(jīng)重復(fù)核對(duì)賬單，仍無結(jié)果時(shí)，暫作掛賬處理。如果發(fā)生了短款，應(yīng)冷靜地回想發(fā)生過的現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。出納員應(yīng)有一個(gè)記事認(rèn)人的作業(yè)習(xí)氣，當(dāng)天發(fā)生的收付業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)在人的特征上、收款付款的金額上、票面面額上有所留神。一同要細(xì)心核對(duì)賬單，一看是否記賬有問題;二看是否少收了款;三看時(shí)分多付了款;四看是否現(xiàn)金還有放處;五看是否有人借了款，條據(jù)存放他處等。若查不出來，也不要瞞著不說，或許私自墊支，應(yīng)按財(cái)政原則規(guī)矩，陳說會(huì)計(jì)主管，請(qǐng)會(huì)計(jì)人員幫忙查找。有時(shí)還真能在賬簿數(shù)字或算珠上自我威逼，經(jīng)過他人核對(duì)后當(dāng)即改正。若實(shí)在查找不出來，可暫作掛賬處理。
日常作業(yè)里，關(guān)于出納作業(yè)中出現(xiàn)長(zhǎng)款或短款現(xiàn)象，一般采納的處理原則是：
(1)歸于技術(shù)性的差款和一般責(zé)任事故的差款，經(jīng)過及時(shí)查找確實(shí)無法核對(duì)時(shí)，可按規(guī)矩的閱覽手續(xù)處理。即長(zhǎng)款歸公，短款報(bào)損，不得以長(zhǎng)款補(bǔ)短款。
(2)歸于當(dāng)事者作業(yè)不負(fù)責(zé)任，玩忽職守，違章操作等原因造成的短款，應(yīng)追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任，視情節(jié)輕重和丟掉程度巨細(xì)，補(bǔ)償全部或部分丟掉，情節(jié)嚴(yán)重的要給予行政處分。
(3)歸于責(zé)任人賊喊捉賊、侵吞公款，或挪用公款的，應(yīng)以貪婪論處，直至追究其刑事責(zé)任。依據(jù)財(cái)政原則規(guī)矩，關(guān)于發(fā)生的長(zhǎng)款或短款，有必要查明原因，方可處理。在原因查明前，應(yīng)由責(zé)任人出具“現(xiàn)金長(zhǎng)短款閱覽表”，經(jīng)主管會(huì)計(jì)簽署意見予以證明，主管財(cái)政的領(lǐng)導(dǎo)贊同后，先記入“應(yīng)收款”或“應(yīng)付款”賬戶(或“內(nèi)部交游”賬戶)，待查明原因贊同后再進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，記入“其他收入”或“其他支出”賬戶。
出納業(yè)務(wù)處于財(cái)會(huì)作業(yè)的“前沿哨所”，其位置之重要可想而知。因此，出納員在崗位上要慎之又慎，細(xì)心細(xì)心。這就要求出納員除了在具體操作中添加復(fù)審復(fù)核外，還要及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)金賬目與庫存現(xiàn)金的核對(duì)清點(diǎn)，做到日清月結(jié)。即每項(xiàng)業(yè)務(wù)終了，應(yīng)當(dāng)行將現(xiàn)金賬目與總存情況進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)過錯(cuò)當(dāng)即查找;每日將現(xiàn)金日記賬的余額與庫存現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì);守時(shí)將現(xiàn)金日記賬余額與“現(xiàn)金”總賬賬戶余額核對(duì)相符，并清查月末庫存現(xiàn)金金額，以達(dá)到賬存與實(shí)存相符?？傊?，做出納作業(yè)，貴在腦勤、手勤、腿腳勤，這“三勤”做到了，才華擔(dān)任本職業(yè)務(wù)。